Elastyczna przestrzeń – zdrowe środowisko pracy

Trudno przewidzieć w obecnych czasach jak będzie wyglądać bezpieczeństwo zdrowotne, restrykcje rządowe dotyczące miejsc publicznych oraz skutki globalizacji w przyszłości - wiemy, że nie ma jednego uniwersalnego podejścia do zarządzania infrastrukturą miejsc pracy. Przedstawiamy jednak naszym Klientom i Partnerom wiele sposobów reorganizacji biura post- COVID z nadzieją, że mogą one pomóc w prowadzeniu organizacji. Stworzyliśmy materiał zawierający wskazówki i aranżacje elastycznej przestrzeni.

Wierzymy, że utrzymanie kultury biurowej ma sens i dzięki prawidłowemu funkcjonowaniu zespołów uda się wielu firmom efektywnie sprostać wyzwaniom biznesowym. Przed działami HR i administracji oraz zarządami stoi wyzwanie rekonfiguracji przestrzeni i przygotowania stanowisk, oznakowania i nawigacji, odpowiedniej komunikacji tych zabiegów. Zmęczeni izolacją i niepewnością ludzie czekają na możliwość bezpośrednich rozmów i twórczego rozwiązywania problemów. Aby wykorzystać swój potencjał, muszą mieć jednak pewność, że ich pracodawcy zrobili wszystko, co możliwe aby stworzyć bezpieczne środowisko do interakcji. Należy wziąć pod uwagę to, że w czasie pandemii do podziału na ekstrawertyków i introwertyków, dochodzi podział na mizofobów i ludzi, którzy uważają, ze koronawirus to zwykła grypa.



Kontrola infekcji to nowe wyzwanie w obecnej rzeczywistości i powinno być ono brane pod uwagę we wszystkich projektach biur w przyszłości. Zmniejszanie zagęszczania stanowisk, ograniczenie funkcjonowania części wspólnych i skrócenie czasu spotkań są jednymi z najważniejszych działań mających na celu zmiejszenie zagrożenia wirusowego.
Zmniejszyć gęstość w biurze można zmieniając konfiguracje biurek, stosując przegrody, panele  i ścianki, wprowadzając indywidualne stanowiska i eliminując wieloosobowe biurka. Zamiast spotkania w dużej sali ze wspólnym stołem proponujemy krótkie spotkanie na przestrzeni otwartej. Służą do tego indywidualne stanowiska z małym stolikiem na laptop i mobilnymi siedziskami, które można swobodnie i szybko przesuwa.

Indywidualne stanowiska do szkoleń online, akustyczne pokoje do wideokonferencji, otwarte przestrzenie do szybkich spotkań - to nowe narzędzia biura w czasach negatywnych skutków globalizacji. Okres zamknięcia granic, wstrzymania delegacji i rezerwacji hotelowych wymusił na działach inne formy spotkań i szkoleń. Okazało się, że tele- i wideokonferencje, webinary, czaty, oprogramowanie do pracy zdalnej sprostały wyzwaniu i te substytuty metod „face to face” będą wykorzystywane znaczniej częściej niż w okresie sprzed zagrożenia COVID-19.

W częściach wspólnych – strefach lounge i poczekalniach – wielkie trzyosobowe sofy bez przegród na czas zagrożenia wirusem powinny być wyłączone z użytkowania. Mogą zwolnić miejsce dla mebli jednoosobowych lub modułowych. Siedziska do oczekiwania, relaksu, pracy kreatywnej powinny być umieszczone w odległości co najmniej 2 metrów od siebie. Można stworzy bariery dookoła foteli, stosować wyższe oparcia, ścianki wolnostojące, regały, wysokie rośliny. Warto wykorzystać funkcje modułowych sof z dodatkowym stolikiem przedzielającym siedziska. Na stoliku można postawić donicę z dużymi i gęstymi roślinami lub środki do dezynfekcji. Należy pamięta, że ma to także znaczenie poznawcze i emocjonalne.



Kawiarnie i kantyny zostały celowo zaprojektowane tak, aby zbliżyć do siebie ludzi - niestety zwiększając prawdopodobieństwo rozprzestrzeniania się infekcji.  W czasach zagrożenia wirusem metodą na zminimalizowanie zgrupowań jest wyłączenie kuchni z funkcjonowania lub m.in.:
usunięcie części stołów i wprowadzenie limitu przebywających w kuchni i kantynie osób, wstawienie między stołami przegród, które informują o rozwadze w zachowaniu bezpiecznej odległości.

Przestrzeń w najbliższej przyszłości nie powinna być zaprojektowana z myślą o stałych rozwiązaniach, ale z myślą o łatwej rekonfiguracji, rozbudowie czy zawężeniu. Zmiany przyszłych przestrzeni wymagają mobilnych mebli, które łatwo rozstawić i zestawić czy „przeprowadzić”. Dzięki nim pracownicy mogą łatwo dystansować się od innych w razie potrzeby, a organizacje mogą zwiększyć gęstość w przyszłości, gdy transmisja wirusa będzie mniejsza.



Niektórzy pracownicy będą pracować z domu dłużej niż oczekiwano. Warto zweryfikować ich nastawienie, warunki domowe, efektywność.  Być może część nie jest w stanie motywować się w codziennych warunkach i otoczeniu rodziny, ale na pewno część bardzo dobrze czuję się we własnych gabinetach i chce korzystać z tej możliwości dłużej. Firmy mogą wypożyczyć część mebli, które zostaną po procesie zmniejszania gęstości stanowisk w przestrzeniach otwartych.  

W obecnej sytuacji firmy mogą przekonać się, że osoby pracujące zadaniowo, od których wymaga się kreacji lub koncentracji i nie są rozliczane z czasu, który spędzają w budynku biurowym, mogą z sukcesem kontynuować pracę zdalną. Dla takich osób, które przybywają do biura sporadycznie na konsultacje pracy projektowej idealne będą zwinne przestrzenie spotkań. Ergonomiczne miejsce pracy w domu będzie dla takich osób też niezwykle ważne.